Datenschutz Veranstaltungen
Datenschutzhinweise im Rahmen von Veranstaltungen
Zur Durchführung von Veranstaltungen ist es erforderlich, personenbezogene Daten der Teilnehmer zu verarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Einklang mit den gesetzlichen Grundlagen, die sich insbesondere aus der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben. Im Folgenden möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten in Bezug auf Veranstaltungen informieren:
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts:
Gesellschaft für Wirtschaftsförderung im Kreis Höxter mbH
Corveyer Allee 7
37671 Höxter
Telefon: 05271 9743-0
E-Mail: info@gfwhoexter.de
Unseren extern bestellten Datenschutzbeauftragten erreichen Sie:
ProIT Service GmbH
Telefon: +49 (89) 41 41 41 31 – 0
E-Mail: datenschutz_gfw@proit-service.de
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet?
Im Zuge der Durchführung von Veranstaltungen werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:
- Kontaktinformationen (Nachname, Vorname, ggf. Titel, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Angaben zur Institution, für die Sie tätig sind
- Angaben zu Ihrer Position innerhalb der Institution
- ggf. Bildmaterial (Foto- und Videoaufnahmen, die im Rahmen der Veranstaltung erstellt werden)
Die Daten erheben wir in der Regel direkt von Ihnen. In einzelnen Fällen erhalten wir Ihre Daten von der Institution, für die Sie tätig sind.
Worin liegt der Zweck der Verarbeitung und was ist die Rechtsgrundlage?
Ihre Kontaktinformationen sowie Angaben zu Ihrer Institution bzw. Position werden bei der Veranstaltungsanmeldung erfasst, damit wir die Veranstaltung organisieren und Ihre Teilnahme ermöglichen können. Dazu werden Ihre Daten in eine Teilnehmerliste übertragen. Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten, um bei Bedarf mit Ihnen in Kontakt treten zu können, z.B. um Ihnen im Vorfeld Informationen zum Veranstaltungsablauf zukommen zu lassen oder im Nachgang veranstaltungsrelevante Materialien bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung liegt in Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht dabei in einer ordnungsgemäßen Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung.
Bei unseren Veranstaltungen werden oftmals Fotos und/oder Videos erstellt, die im Nachgang der Veranstaltung z.B. auf unserer Homepage, in Social-Media-Kanälen oder im Zuge der Berichterstattung in der Presse [DS1] sowie in Publikationen veröffentlicht werden, ggf. erfolgt die Veröffentlichung hier auch gemeinsam mit Ihrem Namen. Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht in der Nachberichterstattung über die durchgeführte Veranstaltung. Weiterhin gelten für die Veröffentlichung des Bildmaterials die Paragraphen 22 und 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG).
In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass diese Angaben nicht für durch externe Pressevertreter erstellte Foto- und Videoaufnahmen gelten, da wir hier keinen Einfluss haben und keine Angaben zu Zweck und Verwendung der Aufnahmen machen können.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Kontaktdaten speichern wir so lange, wie wir sie zur Nachbereitung der Veranstaltung benötigen, beispielsweise kann es sein, dass wir Ihnen im Nachgang der Veranstaltung noch Unterlagen wie Teilnahmebestätigungen oder veranstaltungsbezogene Materialien zukommen lassen.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handels-, Steuer- oder Zuwendungsrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Sollten Sie einer weitergehenden Verwendung Ihrer Daten zum Versand des E-Mail Newsletters oder postalischen Informationen zugestimmt haben, werden Ihre Daten dauerhaft gespeichert. Eine Löschung erfolgt in diesem Fall nur bei Widerruf der Einwilligung.
Die Speicherung von Foto- und Videoaufnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO erfolgt so lange, bis Sie gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO berechtigterweise Widerspruch gegen die Speicherung eingelegt haben.
An welche Empfänger werden Ihre Daten weitergegeben?
Wenn Veranstaltungen gemeinsam mit Kooperationspartnern durchgeführt werden oder bei der Veranstaltung externe Referenzen oder Moderatoren eingesetzt werden, stellen wir diesen ggf. im Vorfeld zwecks Durchführung der Veranstaltung die Teilnehmerdaten zur Verfügung.
Weiterhin kann es sein, dass wir im Zusammenhang mit einer Veranstaltung Dienstleister einsetzen. Sofern eine Einsicht personenbezogener Daten nicht ausgeschlossen werden kann, bestehen mit diesen Datenschutz- und Vertraulichkeitsvereinbarungen. Wenn durch den Dienstleister eine weisungsgebundene Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.
Im Zuge der Berichterstattung einer Veranstaltung kann es zudem sein, dass wir Bildmaterial und Kontaktdaten sowie die Namen einzelner Teilnehmer zu diesem Zweck an Vertreter der Presse bzw. Webportale weitergeben.
Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Insbesondere der Anfertigung und Speicherung von Foto- und Videoaufnahmen Ihrer Person können Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO mit künftiger Wirkung jederzeit widersprechen.
Bitte richten Sie Ihren Widerspruch an
Außerdem besteht für Sie die Möglichkeit, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, z.B. bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,